Mit dem Jahressteuergesetz 2022 vom 16.12.2022, BGBl. 2022 I S. 2294, BStBl. 2023 I S. 7, ergaben sich umfangreiche Änderungen im Zusammenhang mit der steuerlichen Berücksichtigung von Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und bei der Arbeit im Homeoffice, die bereits seit 2023 zu berücksichtigen sind. Die Finanzverwaltung hat mit einem umfassenden BMF-Schreiben vom 17.08.2023, BStBl. II S. 1551, weitere Erläuterungen hierzu gegeben.
Arbeitszimmer
Während bis 2022 Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer auch dann (begrenzt auf höchstens 1.250 Euro) steuerlich geltend gemacht werden konnten, wenn für eine betriebliche oder berufliche Betätigung kein anderweitiger Arbeitsplatz zur Verfügung stand, ist seit 2023 ein Abzug nur noch in den sog. Mittelpunktsfällen möglich (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG). Dies bedeutet, dass die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur noch dann steuerlich berücksichtigt werden können, wenn sich darin der Mittelpunkt der Gesamttätigkeit befindet. In diesen Fällen können die Aufwendungen, die ganz oder anteilig auf das Arbeitszimmer entfallen, als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, eine Jahrespauschale von 1.260 Euro anzusetzen, die allerdings zu kürzen ist, wenn das Arbeitszimmer über volle Kalendermonate die Voraussetzungen für dessen steuerliche Anerkennung nicht erfüllt.
Begriff Arbeitszimmer
Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein in sich abgeschlossener Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des/der Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird; eine untergeordnete private Mitbenutzung (bis zu 10 %) ist unschädlich.
Abzug Kosten
Steuerpflichtige, die ein dem Typusbegriff entsprechendes häusliches Arbeitszimmer nutzen, können ihre Aufwendungen weiterhin als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. In diesen Fällen kommt weiterhin der Abzug der auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen unbegrenzt in Betracht. Stattdessen lässt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 3 EStG auch den Ansatz einer Jahrespauschale von 1.260 Euro zu.
Während der Vollabzug der auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen deren Nachweis erfordert, muss für den Ansatz der Jahrespauschale lediglich glaubhaft gemacht werden, dass ein steuerlich anzuerkennendes häusliches Arbeitszimmer vorhanden ist, das den Mittelpunkt der Gesamttätigkeit darstellt. Dabei ist nach wie vor unerheblich, ob für die im häuslichen Arbeitszimmer verrichtete(n) Tätigkeit(en) ein anderweitiger Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder nicht.
Der Mittelpunkt der Gesamttätigkeit bestimmt sich nach qualitativen Gesichtspunkten. Entscheidend ist daher, dass im Arbeitszimmer diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte betriebliche oder berufliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind. Dem zeitlichen (quantitativen) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers kommt im Rahmen dieser Würdigung lediglich eine indizielle Bedeutung zu; das zeitliche Überwiegen der außerhäuslichen Tätigkeit schließt einen unbeschränkten Abzug der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nicht von vornherein aus.
Wer also beispielsweise dieselbe Tätigkeit im Büro (2 Tage) und zu Hause (3 Tage) erledigt, kann sich auf die quantitative Komponente berufen und die Kosten entsprechend geltend machen, da die qualitative Sichtweise allein nicht zielführend ist.
Stellt das häusliche Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt dar, dann können die auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden. Dabei handelt es sich um Aufwendungen, die dem Arbeitszimmer unmittelbar zugeordnet werden können (z.B. Kosten der Ausstattung wie Bodenbelag, Vorhänge usw.), aber auch um Kosten des Gebäudes oder der Wohnung, soweit sie anteilig auf das Arbeitszimmer entfallen; hierbei gilt ein Aufteilungsmaßstab nach Nutzflächen. Diese Aufwendungen sind gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen. An Stelle dieser Aufwendungen kann auch eine Jahrespauschale in Höhe von 1.260 Euro angesetzt werden.
Die Jahrespauschale ist nicht raumbezogen, sondern personenbezogen anzuwenden. Dies bedeutet Folgendes: Nutzen mehrere Personen dasselbe häusliche Arbeitszimmer, das jeweils den Mittelpunkt von deren Gesamttätigkeit darstellt, sind die auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen auf die nutzenden Personen (zeitanteilig) aufzuteilen, soweit sie von der jeweils nutzenden Person auch getragen wurden. Allerdings kann jede der nutzenden Personen mindestens die Jahrespauschale in Höhe von 1.260 Euro steuerlich geltend machen.
Homeoffice-Pauschale
Neben den Regelungen zum Arbeitszimmer wurde die sog. Homeoffice-Pauschale beibehalten und betragsmäßig erhöht. Ab 2023 belaufen sich die Tagespauschale auf 6 Euro und der maximale Abzugsbetrag auf 1.260 Euro pro Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Darüber hinaus gilt die Homeoffice-Pauschale nicht nur für Tage, an denen ausschließlich zuhause gearbeitet wird, sondern hierfür ist grundsätzlich eine überwiegende Tätigkeit am jeweiligen Arbeitstag ausreichend. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Dies bedeutet Folgendes:
Steht einem Arbeitnehmer bzw. einer Arbeitnehmerin im Unternehmen, in dem sich dessen/deren erste Tätigkeitsstätte befindet, dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, dann kommt die Homeoffice-Pauschale für jeden Kalendertag zum Ansatz, an dem im Homeoffice gearbeitet wird. Dabei ist die Zeitdauer der Tätigkeit im Homeoffice ebenso unerheblich wie eine zeitlich überwiegende Auswärtstätigkeit oder eine Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, für die daneben die Entfernungspauschale berücksichtigt werden kann.
Das heißt konkret, dass ein Arbeitnehmer, der vormittags zu Hause arbeitet und nachmittags ins Büro für einen Kundentermin fährt, für diesen Tag neben der Entfernungspauschale auch die Homeoffice-Pauschale geltend machen kann.
Ein anderer Arbeitsplatz ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Weitere Anforderungen an die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes werden nicht gestellt. Auf die konkreten Arbeitsbedingungen und Umstände, wie beispielsweise Lärmbelästigung oder Publikumsverkehr, kommt es daher nicht an. Voraussetzung ist ebenso nicht das Vorhandensein eines eigenen, räumlich abgeschlossenen Arbeitsbereiches oder eines individuell zugeordneten Arbeitsplatzes wie die Ausstattung eben jenes Arbeitsplatzes mit Arbeitsmittel.
Ein anderer Arbeitsplatz steht dann zur Verfügung, wenn er in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich genutzt werden kann. Der Arbeitsplatz muss grundsätzlich so beschaffen sein, dass der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin auf die häusliche Tätigkeit nicht angewiesen sind.
Darüber hinaus erfordert die Sonderregelung in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c Satz 2 EStG, dass ein anderer Arbeitsplatz dauerhaft nicht zur Verfügung steht. Dabei kommt es auf die voraussichtliche Dauer der jeweiligen Tätigkeit an, für die unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalles eine Prognoseentscheidung zu treffen ist. Ändern sich die Verhältnisse (z.B. aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels oder geänderter dienst- oder arbeitsrechtlicher Vereinbarungen), ist der Sachverhalt ab diesem Zeitpunkt neu zu würdigen und eine neue Prognoseentscheidung zu treffen. Steht dem Steuerpflichtigen regelmäßig nur tage- oder wochenweise kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z.B. Poolarbeitsplatz), fehlt es an der Dauerhaftigkeit und ein Abzug der Homeoffice-Pauschale ist nur für solche Tage zulässig, an denen der Steuerpflichtige die erste Tätigkeitsstätte nicht aufsucht und zeitlich überwiegend in der häuslichen Wohnung tätig wird (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c Satz 1 EStG). Steht jedoch für einen Zeitraum von mindestens einem Monat kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn für diesen Zeitraum von einer Dauerhaftigkeit im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c Satz 2 EStG ausgegangen wird (BMF-Schreiben vom 15. August 2023, BStBl I S. 1551 Rn. 35 Satz 7).
Das wichtigste in Kürze zusammengefasst
- Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer sind unbegrenzt absetzbar, wenn ein dem Typusbegriff entsprechendes häusliches Arbeitszimmer vorliegt und dort der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit liegt.
- Alternativ kann statt der tatsächlichen Kosten die Pauschale in Höhe von 1.260 Euro angesetzt werden. Dies ist zu empfehlen, wenn die tatsächlichen Kosten diesen Betrag nicht übersteigen.
- Für die Beurteilung des Mittelpunktes der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit zählt die qualitative Betrachtung. Führt diese nicht zum Ziel, ist die quantitative Betrachtung heranzuziehen.
- Die Homeoffice-Pauschale beträgt nunmehr 6 Euro (statt vorher 5 Euro) je Monat und maximal 1.260 Euro (statt vorher 600 Euro) im Jahr und kann angesetzt werden, wenn im Unternehmen dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
- Der Ansatz kann für Tage erfolgen, an denen überwiegend zu Hause gearbeitet wird. Ein paralleler Ansatz der Entfernungspauschale ist daneben nicht auszuschließen, wenn am selben Tag auch die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.
- Nachweis des anderen Arbeitsplatzes beim Unternehmen muss durch den Steuerpflichtigen nachgewiesen werden. Hier hilft eine Bescheinigung des Arbeitgebers.
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